De acuerdo con estadísticas de Harvard Business Review, los empleados de oficina dedican aproximadamente el 10% de su tiempo a usar la aplicación. 

En áreas como investigación y desarrollo o finanzas, el porcentaje aumenta al 30%. Esto subraya la importancia de Excel en diversos entornos laborales y la necesidad de conocer sus funciones.

Cuáles son las funciones que debés saber sobre Excel según Harvard

Tips para ser un experto en Excel según Harvard

Las modalidades más comunes que debés conocer son:

  • Pegado especial: Permite copiar celdas seleccionando únicamente los elementos deseados, como los valores, sin alterar el formato original. Por ejemplo, en una lista de ventas, puedes copiar solo los números sin los comentarios adicionales simplemente presionando Ctrl + Alt + V en el teclado.
  • Inserción de filas múltiples: Utilizando Ctrl, Mayús, +, puedes añadir varias filas al mismo tiempo, lo que optimiza el tiempo dedicado a la organización de datos. En un inventario, esta función es muy eficiente para agregar varias filas para nuevos productos.
  • Relleno relámpago (Flash Fill): Esta función automática detecta patrones en los datos y los completa de manera predictiva. Por ejemplo, si tienes una columna con nombres completos y otra donde quieres separar el nombre del apellido, esta herramienta lo hace de manera instantánea.
  • ÍNDICE y COINCIDIR: Al combinar estas herramientas, puedes buscar datos de manera eficiente en hojas de cálculo extensas con múltiples niveles de información. Por ejemplo, en una base de datos con miles de clientes, estas funciones facilitan encontrar información específica sobre uno.
  • Suma rápida: Seleccionando una celda al final de una fila o columna y presionando Alt + =, puedes sumar inmediatamente los valores. En un balance mensual, esta función permite calcular ingresos o gastos totales en segundos.
  • Funciones de Deshacer y Rehacer: Ctrl + Z para deshacer y Ctrl + Y para rehacer permiten corregir errores rápidamente. Si accidentalmente eliminas una fila importante, Ctrl + Z revertirá la acción de inmediato.
  • Eliminar duplicados: La función Remove Duplicates permite eliminar y resaltar valores duplicados, crucial para mantener la integridad de los datos. En listas de correos electrónicos de clientes, eliminar direcciones duplicadas evita el envío de mensajes múltiples a la misma persona. Se usa con Alt + HL.
  • Congelar paneles: Para mantener ciertas filas o columnas visibles mientras navegas por la hoja, usa Alt + WF y las opciones de la pestaña ‘Ver’. Por ejemplo, al trabajar con un presupuesto anual, congelar las filas con las categorías principales permite ver siempre las etiquetas mientras te desplazas hacia abajo.
  • Tecla F4: Sirve para establecer referencias absolutas y para repetir la última acción realizada. Si necesitas copiar una fórmula exactamente igual en múltiples celdas, F4 facilita este proceso.
  • Navegación Rápida: Combinando Ctrl con las flechas de dirección, puedes moverte rápidamente por grandes conjuntos de datos, y con Ctrl + Shift + flechas, seleccionar áreas significativas de información. En un análisis financiero, esto te permite moverte entre diferentes secciones del reporte sin perder tiempo.